Documento que le dice al cliente cuánto costaría lo que pide, antes de que se comprometa. Tiene la misma forma que una factura —productos, cantidades, precios, impuestos, total— pero no vende nada: no cobra, no descuenta inventario y no genera deuda.
"Proforma" y "cotización" son la misma cosa. En algunos países se dice también "presupuesto".
Cuándo se usa
Cuando el cliente pregunta el precio de algo armado: un pedido grande, una combinación de productos, una obra. Sirve para que compare, para que lo lleve a su jefe, o para dejar por escrito una condición que después nadie recuerda igual.
También es la forma de fijar un precio por un tiempo: "esta cotización vale hasta el día X".
Error común
Facturar directamente para "ir adelantando" y anular si el cliente no acepta. Eso descuenta inventario que después hay que devolver a mano, y llena el historial de facturas anuladas que ensucian los reportes de ventas. La proforma existe para no tocar nada hasta que haya venta.
En CuentasClick
Se crea en /proformas con el mismo flujo que una factura. Si el cliente acepta, Convertir genera la factura copiando las líneas, y la proforma queda marcada como convertida y enlazada a esa factura. Si no acepta, se cancela y no dejó rastro en inventario ni en la contabilidad.