Documentación
Cómo funciona CuentasClick
El manual de cada módulo del sistema, y los conceptos de negocio detrás de cada número. Escrito para que lo entienda quien lleva un negocio, no un contador.
Conceptos de negocio
Qué significa cada término, cuándo se usa y cuál es el error más común. Sirve aunque no uses CuentasClick.
- Abono parcialPago que cubre solo una parte de lo que se debe, dejando la factura abierta con el saldo restante.
- Ajuste de inventarioCorrección manual del stock cuando lo contado no coincide con el sistema, siempre acompañada del motivo que la explica.
- Antigüedad de saldos (aging)Reporte que agrupa lo que te deben según cuántos días lleva vencido, para ver qué parte de la cartera está en riesgo real.
- Anular una facturaDejar sin efecto una factura que nunca debió emitirse, revirtiendo inventario y cobros, sin borrarla del historial.
- Arqueo de cajaConteo del efectivo al cerrar un turno para compararlo con lo que el sistema dice que debería haber.
- Conciliación bancariaComparación entre los movimientos registrados en el sistema y los del estado de cuenta del banco, para encontrar lo que falta en alguno de los dos.
- Costo promedio ponderadoCosto unitario que resulta de promediar todas las compras de un producto, y que se usa para calcular la utilidad de cada venta.
- Costo vs. precioEl costo es todo lo que gastaste para tener el producto listo para vender, no solo lo que le pagaste al proveedor.
- Cuentas por cobrarDinero que los clientes le deben al negocio por ventas a crédito ya entregadas pero todavía no pagadas.
- Cuentas por pagarDinero que el negocio le debe a sus proveedores por mercadería ya recibida y todavía no pagada.
- Estado de cuenta del clienteResumen de todo lo que un cliente compró, abonó y debe, ordenado en el tiempo; es la herramienta de cobranza más efectiva.
- Factura vs. remisiónLa factura es el documento que cobra y descuenta inventario; la remisión solo prueba que la mercadería se entregó. Cuándo usar cada una.
- Flujo de cajaDinero que entra menos dinero que sale en un período; explica por qué un negocio rentable puede quedarse sin efectivo.
- Inventario valorizadoCuánto dinero tiene el negocio metido en mercadería, calculado a costo y no a precio de venta.
- IVA (impuesto al valor agregado)Impuesto que se cobra al cliente sobre la venta y que el negocio solo recauda para enterarlo; nunca fue dinero del negocio.
- KardexHistorial cronológico de cada entrada y salida de un producto, que explica cómo el stock llegó a la cantidad que tiene hoy.
- Lote y fecha de vencimientoAgrupación de mercadería que entró junta, con su fecha de vencimiento, para vender primero lo que caduca antes y poder rastrear un producto defectuoso.
- Margen bruto vs. utilidad netaEl margen bruto es lo que queda después del costo de la mercadería; la utilidad neta es lo que queda después de todos los gastos.
- Markup vs. margenEl markup se calcula sobre el costo y el margen sobre la venta; confundirlos hace creer que se gana mucho más de lo real.
- Nota de créditoDocumento que revierte total o parcialmente una factura ya emitida, por devolución de mercadería o error en el cobro.
- Prestaciones sociales y aguinaldoObligaciones laborales que se acumulan mes a mes en Nicaragua —aguinaldo, vacaciones e indemnización— aunque se paguen una vez al año.
- Proforma (cotización)Cotización formal con precios y condiciones que no cobra ni mueve inventario, y que se convierte en factura si el cliente acepta.
- Rotación de inventarioCuántas veces se vende y se repone el inventario en un período; mide qué tan rápido el negocio convierte mercadería en dinero.
- Saldo a favor del clienteDinero que el negocio le debe a un cliente, por una devolución o por un pago mayor al monto de la factura.
- Stock mínimo y punto de reordenCantidad de existencia a la que hay que volver a pedir un producto para no quedarse sin él mientras llega el pedido.
- Stock muertoMercadería que lleva meses en bodega sin venderse: capital inmovilizado que casi nunca aparece como pérdida hasta que es tarde.
- Tasa de cambio y multimonedaPrecio de una moneda en términos de otra, y por qué el negocio debe fijar la del día antes de facturar o cobrar.
- Tipos de documento de ventaDiferencia entre voucher, factura comercial y factura membretada, y cuándo corresponde cada uno al vender.
- Venta al créditoVenta en la que el cliente se lleva la mercadería y paga después, con un límite y un plazo definidos de antemano.
Ventas
Facturar, cotizar, entregar y cobrarle a tus clientes.
- FacturasEmisión de facturas: productos, impuestos, promociones, formas de pago, envío por correo o WhatsApp, anulación y notas de crédito.
- Notas de crédito (devoluciones)Devoluciones de cliente sobre una factura confirmada: reintegran inventario y generan saldo a favor o reembolso.
- ProformasCotizaciones para el cliente: no mueven inventario ni dinero, y se convierten en factura cuando se aceptan.
- RemisionesComprobante de entrega física de mercadería ya facturada, con soporte para entregas parciales.
- ClientesFicha del cliente con límite y días de crédito, estado de cuenta, historial de compras y seguimientos comerciales.
- PromocionesDescuentos por porcentaje o monto fijo, con vigencia por fecha y alcance por producto, categoría o carrito completo.
- Pedidos webPedidos recibidos en WooCommerce o Shopify, sincronizados al sistema para atenderlos y facturarlos.
Compras
Lo que le comprás a tus proveedores y lo que les debés.
Inventario
Stock por bodega, movimientos, lotes y estructura del catálogo.
- InventarioControl de stock por bodega: existencias, kardex, lotes con vencimiento, archivado de productos y alertas de stock bajo.
- Movimientos de inventarioEntradas, salidas y transferencias entre bodegas que ajustan el stock sin pasar por una factura o una compra.
- BodegasUbicaciones físicas donde vive el inventario; toda factura, compra y movimiento pide una bodega de origen o destino.
- Categorías de productoOrganización del catálogo en categorías y subcategorías anidadas, usadas en la navegación, la búsqueda y los reportes.
- AtributosCatálogo global de atributos de la empresa (Talla, Color, Presentación) con sus valores, base para generar variantes de producto.
- Motivos de inventarioCatálogo de razones para un movimiento manual de inventario (merma, ajuste por conteo, consumo interno) que explican el kardex.
- Perfiles de costeoCálculo del precio de venta sugerido a partir del costo, aplicando reglas de flete, comisión, impuesto y utilidad.
Finanzas
Caja, bancos, ingresos, egresos y tipo de cambio.
- CajaControl del efectivo físico por turno: apertura, movimientos, arqueo y cierre, para saber si lo contado cuadra con lo registrado.
- BancoCuentas donde el negocio guarda o mueve dinero: bancos, pasarelas de pago, billeteras y efectivo, con movimientos, transferencias y conciliación.
- Recibos de ingresoRecibos de dinero que entra sin ser el pago de una factura puntual: abonos generales del cliente y otros ingresos.
- EgresosRegistro de gastos que no son compra de mercadería (renta, servicios, planilla), con análisis de recibos por IA.
- Conceptos de ingresoCatálogo de categorías para clasificar recibos de ingreso (abonos de clientes, otros ingresos) y agruparlos en reportes.
- Conceptos de egresoCatálogo de categorías para clasificar egresos (renta, servicios, planilla, comisiones) y agruparlos en los reportes de finanzas.
- Tasa de cambioTipo de cambio diario entre la moneda del negocio y otra moneda, capturado a mano o traído del BCN.
Reportes
Qué muestra cada reporte y cómo leerlo.
Inteligencia artificial
El agente que atiende a tus clientes y la conexión con asistentes de IA.
Integraciones
WhatsApp, Meta, tiendas en línea y correo propio.
- WhatsApp: Factura/ProformaConfiguración del número de WhatsApp con el que se envían facturas, proformas y estados de cuenta a los clientes.
- Meta CatalogPublicación del catálogo hacia Meta Commerce Manager para vender en Facebook, Instagram Shopping y WhatsApp.
- Tienda WooCommerceConexión con una tienda WooCommerce: sincroniza pedidos y publica productos del catálogo local hacia la tienda.
- Tienda ShopifyConexión con una tienda Shopify: los pedidos llegan al sistema y los productos del catálogo local se publican en la tienda.
- Correo saliente (SMTP propio)Configuración de un servidor SMTP propio para que las facturas y correos salgan desde el dominio del negocio.
Configuración
Empresa, usuarios, permisos, personal y suscripción.
- EmpresaDatos generales del negocio: nombre legal, identificación fiscal, logo, dirección, moneda, IVA y suscripción.
- Usuarios y rolesInvitación de usuarios al negocio y roles con permisos por módulo.
- TrabajadoresGestión de personal: ficha, documentos, vacaciones, prestaciones sociales y aguinaldo.
- Mi cuentaPerfil personal del usuario que inició sesión: nombre, correo, contraseña y verificación en dos pasos.
- Bitácora de auditoríaHistorial de auditoría: quién cambió qué y cuándo sobre facturas, clientes, usuarios y cuentas, con los valores antes y después.
- Suscripción y planElección y cambio de plan, límites de uso, facturación por Stripe y qué pasa al cancelar.
Paso a paso
Procesos completos que cruzan varios módulos.
- Flujo: vender a crédito y cobrarlo despuésProceso completo de vender a crédito y cobrarlo después, cruzando facturas, clientes y recibos de ingreso.
- Flujo: convertir una proforma aceptada en venta realCómo convertir una cotización aceptada en factura real, conservando la trazabilidad entre ambos documentos.
- Flujo: dar de alta un producto con variantes (Talla, Color...)Orden exacto para dar de alta un producto con variantes de talla y color sin que la generación falle o salga vacía.
- Flujo: cobrar o pagar contra una cuenta en dólaresCómo cobrar o pagar contra una cuenta en dólares cuando el negocio factura en córdobas, y cómo se aplica la tasa de cambio.