Numeración de facturas: control interno, talonario o DGI

El número de tus facturas sale de una de tres formas. Se elige en Configuración → Empresa, sección Régimen fiscal y numeración, en ¿De dónde sale el número de tus facturas?:

Talonario y Sistema autorizado por la DGI vienen en el plan Empresa. Solo control interno está en todos los planes. Volver a control interno siempre se puede.

El formato de impresión (ticket, carta, media carta u hoja preimpresa) es otra cosa y se elige aparte: ver la doc impresion-hoja-preimpresa.

¿Cómo cambio de dónde sale el número de mis facturas?

1. Entrá a Configuración → Empresa, sección Régimen fiscal y numeración.
2. En ¿De dónde sale el número de tus facturas? elegí Solo control interno, Talonario de imprenta o Sistema autorizado por la DGI.
3. Con talonario o DGI: creá la serie y registrá su rango (ver "¿Cómo activo la numeración DGI?" o "¿Cómo uso mi talonario de facturas?").
4. Tocá Guardar cambios al final de la página.

Para pasar a talonario o DGI hace falta la serie predeterminada con su rango de facturas; sin eso no deja guardar.

¿Cómo activo la numeración DGI?

1. En Configuración → Empresa → Régimen fiscal y numeración, elegí Sistema autorizado por la DGI.
2. Tocá Agregar serie: poné la Serie (por ejemplo A), el Establecimiento (Casa matriz) y su Dirección, y tocá Crear serie.
3. En la serie, tocá Agregar rango: elegí Facturas, poné Desde, Hasta, el N° de autorización DGI y la Fecha de autorización. Tocá Registrar rango.
4. Tocá Guardar cambios.

El número de autorización del rango sale impreso abajo a la derecha de cada factura. La recomendamos en régimen general; en cuota fija también se puede usar.

¿Cómo pido a la DGI la autorización para facturar con el sistema?

La autorización la pide cada negocio en su Administración de Rentas. El sistema te arma el kit con lo que suele pedirse:

1. En Configuración → Empresa → Régimen fiscal y numeración, elegí Sistema autorizado por la DGI y creá tus series (una por establecimiento). El rango se registra cuando la DGI lo asigne; no hace falta tocar Guardar cambios para bajar el kit.
2. Tocá Descargar kit. Baja un ZIP con:
   • Carta de solicitud con tu nombre, RUC y dirección. Completá a mano la Administración de Rentas, el representante y su cédula, y firmala.
   • Ficha técnica del sistema y sus controles.
   • Establecimientos, series y rangos registrados.
   • Manual breve de facturación.
   • Factura de muestra con tus datos, marcada "MUESTRA · SIN VALOR FISCAL" (en carta o media carta, y en ticket si facturás en ticket).
3. Llevalo a tu Administración de Rentas. Cuando te den el número de autorización y el rango, registralos en la serie con Agregar rango.

La carta es un modelo general: si la DGI te pide otro formato, usá el suyo y adjuntá lo demás. El kit está en el plan Empresa.

¿Cómo uso mi talonario de facturas en el sistema?

Si facturás en hojas preimpresas de imprenta (con pie de imprenta), el número de la factura es el de la hoja:

1. En Configuración → Empresa → Régimen fiscal y numeración, elegí Talonario de imprenta.
2. En Número de factura del talonario elegí cómo se pone el número:
   • Lo escribo al facturar: al facturar escribís el N° hoja donde hiciste la factura. El sistema sugiere la siguiente y no deja repetir.
   • Lo asigna el sistema: toma la siguiente hoja al confirmar. Usá las hojas en orden.
3. Tocá Agregar serie y creá la de tu casa matriz (A).
4. Tocá Agregar rango → Facturas y poné el primer y el último número impreso del talonario (Desde y Hasta). Si ya usaste hojas, poné en Próximo número la siguiente hoja libre.
5. Tocá Guardar cambios.

En talonario la autorización no se imprime: ya viene en el pie de imprenta de la hoja. Para imprimir los datos encima de la hoja, usá el formato Hoja preimpresa (ver impresion-hoja-preimpresa).

¿Qué es la serie A, B de una factura?

Es la letra que separa la numeración de cada establecimiento. La casa matriz y cada sucursal numeran desde su propio inicio, y la letra las distingue: A-0001 es de la matriz y B-0001 de la sucursal. Así lo pide la DGI para los negocios con sucursales. La letra va de 1 a 3 letras (A, B, AB).

¿Con qué serie sale cada factura?

• Si la caja abierta tiene serie asignada, sale en esa serie. La serie de cada caja se pone en Finanzas → Caja, al editar la caja, en Serie DGI (establecimiento).
• Si la caja no tiene serie, la elegís en Serie DGI (o Serie en talonario) al facturar.
• Si no elegís, sale en la serie predeterminada.

El número se asigna al confirmar: un borrador no gasta número, y si la confirmación falla el número no se pierde.

¿La nota de crédito tiene su propio número?

Sí. La nota de crédito sale en la misma serie de la factura que devuelve, con su propio correlativo: NC-A-0001, NC-A-0002… No le quita números al rango de facturas. Si la DGI te autorizó un rango aparte para notas de crédito, registralo con Agregar rango → Notas de crédito; sin ese rango, numeran seguido en la serie.

¿Los recibos de ingreso también llevan serie?

Sí. Con talonario o DGI, el recibo de ingreso sale en la serie de la caja (o la predeterminada) con su correlativo: R-A-0001, R-A-0002…

• Si tenés rango de recibos, registralo con Agregar rango → Recibos de ingreso; en modo DGI su autorización sale en el PDF del recibo.
• En talonario con Lo escribo al facturar y un rango de recibos registrado, al hacer el recibo escribís el N° hoja de tu talonario de recibos.
• Sin rango de recibos, numeran seguido en la serie.

Los recibos de egreso no llevan serie ni autorización: son documento interno y el respaldo es la factura del proveedor.

¿Qué hago si el sistema no está disponible y tengo que facturar a mano?

Para eso es el talonario de contingencia (solo con Sistema autorizado por la DGI):

1. Registrá el talonario una vez: en la serie, Agregar rango → Talonario de contingencia, con su Desde y Hasta. Su numeración tiene que ser distinta a la del sistema.
2. Mientras el sistema no está, facturá a mano en esas hojas.
3. Cuando vuelva, pasá cada hoja: en Nueva factura marcá Factura de contingencia, poné la fecha real en que la hiciste y el N° hoja. Confirmá.

La factura de contingencia no gasta números del rango del sistema ni se imprime: el original es la hoja. Queda marcada Contingencia en el listado y en el detalle. Acepta fecha pasada aunque el negocio no lo permita para las demás facturas.

¿Cómo anulo una hoja del talonario que se arruinó?

Para una hoja que se manchó o se escribió mal sin usarse en una factura:

1. En Configuración → Empresa → Régimen fiscal y numeración, buscá el rango del talonario en la serie.
2. Tocá Anular hoja, escribí el N° de hoja y el Motivo.
3. Tocá Anular hoja.

Queda registrada con su motivo y el sistema ya no la acepta. Guardá el original y las copias con el sello de anulado. Se puede en el talonario de contingencia y, en modo talonario, en los de facturas y recibos.

Si la hoja ya está registrada en una factura o un recibo, no se anula la hoja: se anula el documento (ver concepto-anular-factura). Los números del sistema (modo DGI) no se anulan sueltos.

¿Qué pasa cuando se acaba el rango?

• Cuando quedan pocos números (por defecto el 10 % del rango, mínimo 5) te llega un aviso a la campana y la pantalla de facturar lo muestra en amarillo.
• Cuando se usa el último número, ya no se puede confirmar en esa serie hasta registrar el rango nuevo (en DGI, pedilo a la DGI; en talonario, encargá el siguiente a la imprenta).
• Si cargás el rango nuevo antes de que se acabe el actual, el sistema pasa solo al siguiente y no avisa.

El aviso se cambia en el rango con Avisarme cuando queden: escribí la cantidad de números (por ejemplo 50), no un porcentaje.

¿Puedo corregir un rango o una serie?

• Un rango sin números usados se puede Editar o Eliminar.
• Un rango con números usados solo se puede Extender el final, adelantar el Próximo número o cambiar el aviso. El inicio y la autorización ya van impresos en esos documentos: registrá un rango nuevo.
• Una serie que ya emitió documentos no se elimina ni cambia de letra; se puede Desactivar. La predeterminada no se desactiva: primero tocá Hacer predeterminada en otra.

¿Puedo empezar la numeración en otro número?

Con Solo control interno, sí: en Primera factura número escribí el número con el que querés seguir (por ejemplo, si venís de otro sistema). Solo se puede antes de la primera factura; después la numeración sigue sin saltos.

Con talonario o DGI, el número sale del rango: el Desde del rango o el Próximo número que pongas.

¿Dónde veo el rango usado por serie para la declaración?

En Reportes → Reportes para el contador: con series, el resumen trae una tabla por Serie y Documento con el número Del y Al, la cantidad, las anuladas y la Autorización. Es lo que pide la planilla de la declaración.

¿Puedo tener una hoja preimpresa distinta por sucursal?

Sí. Al editar la serie (Editar serie) elegís su Hoja preimpresa de facturas y su Hoja preimpresa de recibos. Las facturas de esa serie salen con su hoja; la plantilla que elijas al facturar manda sobre la de la serie. Sin asignar, se usa la predeterminada. Ver impresion-hoja-preimpresa.

Errores comunes

• "Para activar la numeración DGI, registrá primero la serie predeterminada con su rango de facturas autorizado." (o "Para usar el talonario…"): falta la serie o su rango de facturas. Agregalos y volvé a guardar.
• "Las series y rangos (talonario o numeración DGI) están en el plan Empresa.": tu plan no los trae; ver suscripcion-plan.
• "La serie A ya no tiene números autorizados para facturas.": se acabó el rango. Registrá el nuevo en la serie.
• "El número 512 no está en ningún talonario registrado de la serie A.": el N° de hoja no está en ningún rango. Revisá el número o registrá el talonario.
• "La hoja 512 del talonario de la serie A ya está registrada en otra factura.": ese número ya se usó. Revisá la hoja.
• "La hoja 512… está anulada.": esa hoja se anuló; usá otra.
• "La factura de contingencia es solo para la numeración autorizada por la DGI.": la contingencia existe solo en el modo DGI.
• "Se cruza con el rango…": los rangos de una misma serie y documento no pueden compartir números.
• "El rango ya tiene números usados: su inicio no se puede cambiar.": registrá un rango nuevo.